Guia de compra: como escolher e contratar uma plataforma de certificados digitais

O que uma plataforma de certificados digitais faz?

Uma plataforma de certificados e badges digitais permite criar modelos, emitir para os alunos, entregar, manter uma página de verificação para cada credencial e ajudar quem recebe a compartilhar. A maioria também mostra relatórios de uso e se conecta a sistemas de ensino para emitir automaticamente.

Na prática, você está contratando seis funções:

Antes de falar com qualquer fornecedor, anote o que você precisa no lançamento e o que pode esperar. Isso evita que a demonstração defina os seus requisitos por você.

Quais recursos são essenciais?

Cinco áreas separam plataformas que funcionam bem por anos das que dão dor de cabeça: padrões, experiência de quem recebe, integrações, gestão das credenciais e proteção de dados. Com essas cinco bem resolvidas, o resto é questão de preferência.

Padrões abertos. As credenciais devem seguir o padrão Open Badges, mantido pela 1EdTech, para que outros sistemas consigam ler os dados e você não fique preso a um fornecedor. Pergunte qual versão do padrão a plataforma usa e se a implementação é certificada pela 1EdTech.

Experiência de quem recebe. Peça para receber um badge de teste. Conte quantos passos leva para ver e compartilhar, veja se é preciso criar conta ou senha e como a página fica no celular. É aqui que a aceitação e o compartilhamento se ganham ou se perdem.

Integrações. Liste os sistemas de onde você vai emitir, como Moodle ou outro LMS, sistema acadêmico, plataforma de eventos ou CRM, e pergunte como cada conexão funciona. Integração nativa, conector sem código e "use nossa API" representam quantidades muito diferentes de trabalho para a sua equipe.

Gestão das credenciais. Você vai precisar corrigir erros, reemitir, definir validade e revogar. Peça para ver cada uma dessas ações na demonstração e o que a página de verificação mostra depois.

Proteção de dados e segurança. Pergunte onde os dados ficam armazenados, quais suboperadores participam, como é o contrato de tratamento de dados e que evidências independentes de segurança o fornecedor tem.

O que perguntar sobre LGPD e segurança?

Pergunte onde os dados dos alunos são armazenados e tratados, quem mais tem acesso e que evidências o fornecedor apresenta sobre os controles de segurança. Pela LGPD, a instituição emissora costuma ser a controladora dos dados, e a plataforma é a operadora. Por isso você precisa ter segurança sobre como ela trata esses dados.

Perguntas para pedir por escrito:

• Onde os dados ficam armazenados e tratados? Há transferência internacional? Se houver, com base em qual mecanismo previsto pela ANPD?
• Quais suboperadores a plataforma usa, e como a instituição é avisada de mudanças?
• O fornecedor assina um contrato de tratamento de dados nos termos que a sua instituição exige?
• Que informações aparecem na página pública de verificação, e o aluno pode controlá-las?
• Como a plataforma atende um pedido de eliminação de dados de um titular?
• Que certificações ou avaliações independentes de segurança o fornecedor tem? Peça o certificado em si, com escopo e validade, em vez de confiar num selo no site.

Como as plataformas cobram, e como comparar preços?

As plataformas cobram de várias formas: por credencial emitida, por pessoa, por plano anual, por créditos ou por uma mensalidade mais módulos adicionais. Os preços de tabela raramente são comparáveis, então calcule o custo para os seus volumes em três anos em vez de comparar valores anunciados.

Perguntas que mostram o custo real:

• O que conta como uma credencial ou um crédito? Reemissão, correção ou renovação são cobradas de novo?
• Recursos de que você precisa, como identidade visual própria, integrações, relatórios ou login único, estão incluídos ou são adicionais?
• O que acontece se você emitir mais do que o plano permite no ano?
• Há taxa de implantação, treinamento ou suporte?
• Qual é o reajuste na renovação, e por qual índice? Isso está no contrato?
• A cobrança é em reais, com nota fiscal emitida no Brasil? O suporte é em português, em horário comercial brasileiro?

Monte uma planilha simples com a emissão prevista no primeiro, no segundo e no terceiro ano, incluindo renovações e reemissões, e peça a cada fornecedor que faça a cotação sobre ela. As diferenças costumam ser maiores do que os preços de tabela sugerem.

O que acontece com os certificados se você trocar de plataforma?

É a pergunta que quase todo mundo esquece e a que mais importa a longo prazo. Os alunos vão manter os seus badges e certificados no perfil por anos. Se os links de verificação pararem de funcionar quando o contrato acabar, todas essas credenciais deixam de poder ser verificadas.

Pergunte a cada fornecedor, e coloque a resposta no contrato:

• As páginas de verificação continuam no ar depois do fim do contrato? Por quanto tempo?
• É possível exportar todos os dados das credenciais, com alunos, critérios, carga horária e datas, num formato utilizável?
• As credenciais seguem um padrão aberto que outra plataforma consiga reconhecer?
• Há cobrança pela exportação ou para manter as credenciais verificáveis depois da saída?

Como funciona a compra no setor público?

Órgãos e entidades públicas contratam pela Lei nº 14.133/2021, a Nova Lei de Licitações. O caminho depende do valor e do tipo de contratação: pode ser dispensa por valor, dentro dos limites atualizados todo ano por decreto, ou pregão, o formato mais comum para serviços comuns como uma plataforma de software. Envolva a área de compras desde o início.

Pontos que costumam aparecer:

• Estudo técnico preliminar e termo de referência. Os requisitos deste guia, como padrão aberto, página de verificação, exportação e LGPD, podem entrar no termo de referência como exigências objetivas.
• Pesquisa de preços. O fornecedor deve conseguir apresentar proposta detalhada para compor a pesquisa, em reais e com os itens separados.
• Contrato de tratamento de dados. Órgãos públicos também são controladores sob a LGPD, e o contrato deve prever as obrigações do fornecedor como operador.
• Acessibilidade. Sites e aplicativos usados pelo público devem ser acessíveis, conforme a Lei Brasileira de Inclusão. Pergunte como as páginas de verificação e as telas do aluno atendem a essa exigência.
• Regularidade fiscal e documentação. Confirme cedo se o fornecedor tem CNPJ no Brasil e consegue apresentar a documentação de habilitação exigida.

Instituições privadas, como IES particulares e escolas do Sistema S, seguem os próprios regulamentos de compras, mas as mesmas perguntas valem.

O que perguntar na demonstração?

Peça para ver as partes da plataforma que você vai usar toda semana, e não só as que impressionam. Leve o seu próprio badge, a sua lista de alunos e o seu caso de uso, e peça que o fornecedor mostre cada passo com eles.

1. Emita um badge para mim agora e me deixe aceitar e compartilhar pelo celular.
2. Mostre uma emissão em lote para 500 alunos, incluindo o que acontece com um e-mail errado.
3. Mostre, passo a passo, como funciona a emissão a partir do nosso LMS.
4. Corrija um erro de digitação no nome de um aluno. O que a página de verificação mostra depois?
5. Defina uma validade e mostre o fluxo de renovação.
6. Revogue uma credencial. O que vê quem for verificar?
7. Mostre os relatórios que um gestor de programa usaria todo mês.
8. Mostre como a nossa marca aparece no badge, no e-mail e na página de verificação.
9. O que acontece com as nossas credenciais se sairmos?
10. Apresente o contrato de tratamento de dados e a lista de suboperadores.

Como pontuar as plataformas finalistas?

Combine os pesos antes das demonstrações e avalie todas as plataformas pelos mesmos critérios. Isso protege a decisão da apresentação mais bonita.

Ajuste os pesos aos seus objetivos. Um programa de treinamento obrigatório pode dar mais peso à gestão das credenciais. Um programa voltado a captação pode dar mais peso à experiência de quem recebe e aos relatórios.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre uma plataforma de badges e um LMS?

O LMS entrega e acompanha a aprendizagem: cursos, matrículas, progresso e conclusão. A plataforma de badges reconhece essa aprendizagem com credenciais verificáveis que o aluno compartilha e outras pessoas conferem. Muitas instituições usam os dois, com o LMS disparando a emissão automática quando o aluno conclui o curso.

Preciso exigir Open Badges?

Para a maioria das instituições, sim. O padrão Open Badges faz com que os dados das credenciais fiquem num formato aberto, que outros sistemas conseguem ler, e evita a dependência de um único fornecedor. Pergunte qual versão a plataforma suporta e se a implementação é certificada pela 1EdTech.

Quanto tempo leva para começar a emitir?

Um lançamento simples, com poucos badges e emissão manual ou em lote, pode levar poucas semanas. Projetos que dependem de integração com LMS ou sistema acadêmico, aprovações internas ou processo de licitação levam mais tempo. Peça ao fornecedor um cronograma realista para os seus requisitos.

Dá para levar os certificados antigos para uma nova plataforma?

Às vezes, mas depende da plataforma anterior. Verifique se é possível exportar todos os dados, se os links antigos de verificação continuam funcionando e se a nova plataforma consegue importar ou reemitir as credenciais. Fazer essas perguntas antes de assinar evita o problema na próxima troca.